Usar e personalizar templates

Guia de uso

Este guia apresenta como escolher um template, criar documentos a partir dele e preparar estruturas próprias para os registros que fazem parte da sua rotina.

Um template organiza a escrita, mas não determina o conteúdo final. Revise cada documento de acordo com o paciente, a finalidade do registro e as orientações profissionais aplicáveis.

1. Entenda o que é um template

Templates são estruturas reutilizáveis para iniciar documentos com seções, orientações e variáveis já preparadas.

Eles ajudam a:

• manter uma organização consistente entre registros semelhantes;
• lembrar campos importantes durante a escrita;
• reduzir tarefas repetitivas;
• adaptar modelos oficiais à rotina do consultório;
• reorganizar um documento existente quando ele precisa seguir uma estrutura.

O template não pertence a um paciente. A associação com o prontuário acontece no documento criado a partir dele.

2. Conheça a biblioteca de templates

Acesse Templates pelo menu principal. A biblioteca reúne os modelos disponíveis e permite filtrá-los por tipo de documento.

Use os filtros para encontrar estruturas de:

• Notas;
• Formulação do caso;
• Declarações;
• Contratos terapêuticos;
• Atestados;
• Relatórios;
• Laudos;
• Pareceres.

O filtro Todos volta a exibir a biblioteca completa.

Antes de escolher um modelo, confirme se o tipo corresponde à finalidade do documento. Estruturas parecidas podem atender a exigências profissionais diferentes.

3. Crie um documento a partir de um template

Clique no corpo do cartão do template para abrir um novo documento baseado naquela estrutura.

Esse fluxo cria um registro no editor; ele não altera o template original. Depois de abrir o documento:

1. associe o paciente correto;
2. confira o tipo do documento;
3. substitua orientações e exemplos pelo conteúdo real;
4. revise as variáveis inseridas;
5. remova seções que não se aplicam, quando isso for adequado;
6. faça a leitura final antes de exportar ou compartilhar.

Você também pode escolher um template pela ação Criar documento na Mesa de documentos.

Não use o texto inicial como conteúdo pronto. Trechos de apoio existem para orientar a escrita e devem ser adaptados ou removidos.

4. Crie um template personalizado

Na biblioteca, clique em Criar template e escolha o tipo do documento.

Quando houver uma estrutura oficial para o tipo selecionado, o editor a utiliza como ponto de partida para sua adaptação.

Ao preparar o novo template:

1. dê um nome que descreva quando ele deve ser usado;
2. preserve somente as seções úteis para essa finalidade;
3. escreva instruções curtas para orientar o preenchimento;
4. mantenha campos variáveis onde as informações mudam entre documentos;
5. evite incluir dados de um paciente específico;
6. revise a estrutura antes de utilizá-la na rotina.

Use nomes que permitam diferenciar modelos do mesmo tipo, como Nota de sessão — acompanhamento inicial ou Declaração — comparecimento.

5. Edite seus templates

Use a ação de edição no cartão quando quiser atualizar um template criado para o seu consultório.

As alterações feitas no editor são salvas automaticamente. Elas passam a valer nos próximos documentos criados a partir do modelo, mas não reescrevem documentos que já existem.

Antes de alterar uma estrutura usada com frequência, considere:

• quais registros dependem dela;
• se o novo campo será útil em todos os casos;
• se a orientação é clara sem induzir uma resposta;
• se o template continua adequado ao tipo documental escolhido.

Os modelos disponibilizados pela plataforma servem como referência. Para manter uma versão adaptada à sua rotina, crie um template personalizado do tipo correspondente.

6. Use variáveis com cuidado

No editor, digite @ para consultar as variáveis disponíveis. Elas ajudam a preencher informações do contexto profissional ou do documento sem repetir a digitação.

Ao usar uma variável:

1. escolha o campo correspondente à informação desejada;
2. mantenha-o no ponto correto da estrutura;
3. crie um documento de teste dentro de um contexto real já existente;
4. confira o valor exibido antes de concluir o registro.

Uma variável pode ficar sem valor quando a informação necessária não estiver cadastrada ou quando o documento ainda não tiver o contexto esperado. Não presuma que o preenchimento automático está correto sem revisão.

Não escreva nomes, números de documento ou outras informações de um paciente diretamente no template. Esses dados devem entrar apenas no registro associado ao prontuário correto.

7. Diferencie criar de organizar

Há dois usos distintos para templates:

• Criar um documento a partir do template inicia um novo registro com a estrutura escolhida;
• Organizar no template aplica uma estrutura a um documento que já possui conteúdo.

Para organizar um registro existente, abra o documento no editor e use Organizar no template. Escolha um modelo compatível, confira sua estrutura e confirme a aplicação.

Esse recurso procura distribuir o conteúdo já escrito pelas seções do modelo. Depois da organização:

1. releia o documento inteiro;
2. confira se nenhum trecho mudou de contexto;
3. ajuste títulos e seções vazias;
4. verifique se o sentido clínico foi preservado;
5. confirme paciente, data e tipo documental.

Organizar no template faz parte dos recursos medidos pelo plano e pode depender da disponibilidade no período. Criar um documento diretamente de um template é um fluxo diferente.

8. Exclua apenas templates que não serão mais usados

Templates criados por você podem ser removidos pela ação disponível no cartão.

Antes de excluir:

1. confirme que selecionou o modelo correto;
2. verifique se existe outro template com a mesma finalidade;
3. considere editar ou renomear a estrutura em vez de removê-la;
4. leia a confirmação apresentada pela plataforma.

Excluir um template não significa excluir os documentos que já foram criados a partir dele. Esses registros permanecem em seus respectivos históricos.

9. Mantenha uma biblioteca simples

Uma biblioteca pequena e bem identificada tende a ser mais útil do que muitas variações difíceis de distinguir.

Para manter os templates organizados:

1. crie um modelo somente quando houver uso recorrente;
2. escolha nomes baseados na finalidade;
3. evite duplicar estruturas com diferenças mínimas;
4. revise periodicamente orientações e variáveis;
5. remova modelos que deixaram de representar sua prática;
6. preserve espaço para a escrita singular de cada caso.

O objetivo do template é reduzir trabalho repetitivo sem transformar o registro em um preenchimento mecânico.

Conte como foi usar este fluxo

Depois de usar e personalizar alguns templates, gostaríamos de ouvir você:

• Ficou clara a diferença entre template e documento?
• Você entendeu que clicar no cartão inicia um novo documento?
• Foi fácil encontrar um modelo pelo tipo?
• A criação de um template personalizado foi compreensível?
• As variáveis com @ ajudaram a reduzir a digitação?
• A diferença entre criar e organizar um documento fez sentido?
• Em qual momento você sentiu falta de uma orientação?