Financeiro e Receita Saúde

Guia de uso

Este guia apresenta o ciclo financeiro do Divan: do combinado com cada pessoa atendida até o recibo fechado com o número oficial do Receita Saúde.

O Divan organiza o que você recebeu e monta o arquivo no formato que o Receita Saúde espera. A emissão acontece no portal da Receita Federal, com o seu login. Nada é enviado em seu nome.

1. Antes de começar

O financeiro precisa de duas respostas para funcionar: o CPF que vai nos seus recibos e como você cobra normalmente. Na primeira vez que você abrir Financeiro, essas perguntas aparecem sozinhas.

O CPF é o mesmo que você usa para entrar no Carnê-Leão. O ritmo e o dia de fechamento já vêm preenchidos, e a chave Pix é opcional. Para ajustar esses dados, use o ícone de engrenagem Configurações financeiras, no cabeçalho do financeiro.

Com um único registro profissional ativo, o Receita Saúde usa o registro do seu cadastro no Carnê-Leão. O CRP do perfil do Divan não é enviado no arquivo: esse campo fica vazio.

Encontre cada parte do financeiro

As abas abaixo do título dão acesso às quatro partes do módulo:

• Resumo — movimento do mês, pendências e próximo passo.
• Emitir recibos — conferência dos recebimentos, arquivo para o portal e importação da relação emitida.
• Combinados — valores de cada pessoa, criação ou edição do combinado e reajustes.
• Histórico — recebimentos, valores a receber e arquivos guardados.

Ao trocar de seção, o Divan mantém o mês, os filtros e o processo de emissão que você estava consultando. Em Configurações financeiras, a seta de voltar retorna à seção de origem com esse contexto.

2. Combine o valor com cada pessoa

Cada pessoa atendida tem um combinado próprio: valor, quando vence e quais CPFs vão no recibo. Na aba Combinados, use o ícone Criar combinado ou Editar combinado da linha da pessoa. O formulário abre ali mesmo. Esse combinado também fica na ficha do paciente, em Configurações.

Você escolhe entre duas formas de cobrar:

• Por sessão — cada sessão vira uma cobrança, com o prazo que você definir. Zero mantém o vencimento no dia da sessão.
• Mensal — uma cobrança por mês, no dia de vencimento escolhido, a partir do mês que você indicar.

As novas cobranças usam o combinado vigente. Mudanças passam a valer daqui para frente: cobranças e pagamentos já registrados preservam o combinado anterior.

Em Quem aparece no recibo ficam os dois CPFs. Na maioria dos casos a pessoa atendida é a responsável financeira, e o CPF vem da ficha dela. Quando quem paga é outra pessoa — um responsável, um familiar — desmarque a opção e informe os dois separadamente.

Sem CPF o recibo não pode ser emitido, mesmo que a cobrança e o pagamento estejam corretos.

Na aba Combinados, a tela Quem paga quanto lista cada pessoa com o valor vigente, a forma de cobrança e há quanto tempo aquele valor não muda — útil na hora de decidir um reajuste. Quem ainda está sem combinado aparece junto, para não passar despercebido.

3. Comece pelo que precisa de você

Ao abrir Financeiro, o painel Precisa de você reúne, num lugar só, o que está travando o mês. Ele fala do presente, não do mês que você está navegando, e some inteiro quando não há nada a fazer.

São três grupos, e cada um aparece apenas quando tem conteúdo:

• Ainda não pagaram — quem passou do dia combinado, quanto e há quanto tempo. Recebi abre a conferência das cobranças daquela pessoa: confira o que foi pago, escolha a data real do recebimento e confirme sem sair da tela. O Divan não cobra ninguém por você: não envia mensagem nem dispara nada.
• Cadastros para completar — quem está sem combinado ou sem CPF, e quantas sessões já ficaram sem cobrança por causa disso. Completar abre um formulário curto com apenas o que falta.
• Faltas para decidir — sessões em que a pessoa não compareceu e você ainda não disse se cobra ou não.

4. Confirme o que entrou

Quando os pagamentos chegam, use Conferir recebimentos, na tela de emissão ou no ícone do cabeçalho. A janela Confirmar o que entrou já vem com as cobranças marcadas; desmarque o que ainda não recebeu.

Em Data do recebimento, escolha o dia em que o dinheiro entrou, mesmo que esteja registrando depois. A data pode ser hoje ou um dia anterior e vale para todos os recebimentos marcados. Se eles aconteceram em dias diferentes, confirme cada grupo com a sua data. Ao confirmar, cada pagamento entra na fila de emissão de recibo.

Se alguém pagou algo que não estava na lista, use Recebi algo fora dessa lista. Serve para sessão avulsa, acerto de período antigo ou recibo que você já emitiu por fora — nesse último caso, informe o número e ele já entra fechado.

Quando não há cobranças em aberto, o ícone do cabeçalho passa a ser Registrar recebimento avulso e abre esse formulário diretamente.

5. Acompanhe as quatro etapas

A tela Emitir recibos mostra onde o ciclo está. São sempre as mesmas quatro etapas, e a atual fica destacada.

1. Conferir o que entrou — os recebimentos viram recibos pendentes.
2. Baixar o arquivo — o Divan monta o arquivo no formato do Receita Saúde.
3. Emitir no portal — é no e-CAC que os recibos ganham número oficial.
4. Importar a relação — você traz a relação com os números e os recibos fecham.

A terceira etapa acontece fora do Divan. Ela tem lugar na trilha justamente porque o portal não avisa que existe uma quarta: depois de emitir, você precisa voltar.

A trilha navega. Clique em qualquer etapa para vê-la — voltar para conferir o que foi baixado, ou adiantar-se para ver o caminho do portal. Nenhuma delas muda nada só por ser aberta. Quando você está olhando uma etapa que não é a atual, uma linha avisa e devolve ao ponto do ciclo em um clique.

Ao consultar uma etapa concluída, você vê os recebimentos já confirmados ou incluídos naquele arquivo, com pessoas, valores e datas. Na etapa do arquivo, Baixar arquivo novamente permite repetir o download. No celular, use o seletor da etapa para consultar os outros passos.

Vários trabalhos ao mesmo tempo

Quando há mais de uma coisa em andamento — um envio esperando a relação e uma importação pela metade, por exemplo — uma faixa Em andamento aparece no topo da tela com as duas. Clicar em uma troca de trabalho na hora, sem sair da página.

Cada trabalho pode ser deixado para depois. Continuar depois o marca como pausado: nada é desfeito, ele continua na faixa e a trilha para de cobrar o passo seguinte. Quando quiser, clique nele para retomar de onde parou.

6. Baixe o arquivo

Na etapa Baixar o arquivo, entram os recebimentos confirmados que ainda precisam de um arquivo de emissão, e a tela mostra o total, a quantidade e o período.

Você pode editar o que entra. Cada recibo tem uma caixa marcada; desmarque quem não deve ir agora. Quem fica de fora continua pendente e entra no próximo arquivo. O total acompanha a sua escolha.

Quando a mesma pessoa tem vários recibos, eles aparecem agrupados por paciente, com as datas consideradas na linha de apoio. A seta ao lado abre as datas uma a uma, se você quiser tirar apenas uma sessão.

O campo Incluir recebimentos até limita a data de corte.

Duas regras do próprio Receita Saúde valem aqui:

• cada arquivo leva um ano-calendário por vez. Se sobrar recibo do ano anterior, um aviso indica qual ano está selecionado e você gera um arquivo para cada;
• cada arquivo leva no máximo 1000 recibos. Os demais ficam pendentes para você gerar o próximo arquivo.

Use Gerar e baixar arquivo, no fim da lista. O .csv é salvo no seu computador, e os recibos ficam aguardando o número oficial. O próximo passo é emitir no portal.

Se precisar baixar de novo um arquivo já gerado, use Baixar arquivo novamente na tela de emissão. A cópia para importar tem o campo de registro profissional vazio, inclusive para arquivos antigos. O original continua guardado no histórico.

7. Emita no portal

Com o arquivo em mãos, a emissão acontece no portal da Receita Federal. O Divan mostra o caminho dentro do próprio passo, acima do botão que abre o portal:

Meu Imposto de Renda → Acessar Carnê-Leão → Escrituração → Importar Escrituração

O acesso é feito com o seu login gov.br. É ali que os recibos são efetivamente emitidos e ganham número oficial.

Ao clicar em Abrir o Receita Saúde, o portal abre em outra aba e o Divan confirma que abriu, deixando o passo seguinte em destaque. A aba do Divan continua onde estava, esperando você voltar.

8. Traga a relação de volta

Depois de emitir, o portal disponibiliza a relação de recibos emitidos. Importe esse arquivo em Importar a relação para fechar o ciclo.

Antes de qualquer coisa, o Divan confere o arquivo e mostra o que vai acontecer: quantos recibos recebem o número oficial, quantos entram como período anterior e quantos já estavam ali e serão ignorados. Nada é criado sem a sua confirmação, e nenhuma sessão ou registro clínico é gerado por esta importação.

O reconhecimento é feito pelo CPF do beneficiário, o que mantém cada recibo com a pessoa certa. Quando o CPF não corresponde a ninguém cadastrado, ou corresponde a mais de uma pessoa, a linha aparece para você decidir.

Se algum recibo enviado não aparecer na relação, o Divan avisa e o mantém em aberto. É o que acontece quando a emissão foi feita em mais de uma vez: importe também a outra relação.

A conferência espera por você

A conferência não precisa terminar de uma vez. Se aparecer uma divergência que você não sabe resolver agora, ou um CPF que precisa ser checado antes, feche a janela: as decisões que você já tomou ficam guardadas, e o arquivo também — você não precisa procurá-lo de novo no computador.

A importação passa a aparecer na faixa Em andamento da tela de emissão, dizendo o que ainda falta decidir. Clique nela para voltar exatamente à tela que você deixou.

Três saídas, no pé da janela:

• Continuar depois — pausa e guarda. É a mesma coisa que fechar a janela, dito de forma explícita.
• Descartar — encerra a conferência. Nada foi aplicado ao seu financeiro enquanto ela estava aberta, então descartar não desfaz nada: só joga fora as decisões e o arquivo em conferência.
• Importar — aplica o que a prévia mostrou.

Escolher o mesmo arquivo outra vez não abre uma segunda conferência: o Divan reconhece que é o mesmo e retoma a que já existia, com as suas decisões.

9. Quando o valor não bate

Às vezes a relação traz, para a mesma pessoa e o mesmo dia, um valor diferente do que o Divan esperava. Isso pode significar duas coisas, e só você sabe qual:

• É o mesmo recebimento — o recibo fecha com o número oficial e o valor registrado no Divan permanece;
• É um recebimento a mais — entra como recebimento separado, e o recibo original continua esperando a relação.

A prévia mostra os dois valores lado a lado, e a escolha pode ser trocada antes de confirmar.

10. Traga períodos anteriores

Se você já emitia recibos antes de usar o Divan, pode trazer esse histórico. É a mesma importação da etapa 4: use Importar relação, na faixa Em andamento da tela de emissão, ou o ícone de importar no cabeçalho das outras telas do financeiro.

É o mesmo arquivo e a mesma prévia da importação normal. A diferença é que essas linhas entram como histórico, já fechadas, em vez de esperarem emissão.

11. Consulte o histórico e os arquivos

Na aba Histórico, a tela Histórico financeiro organiza por mês tudo que aconteceu. Os filtros no topo mudam o que aparece e qual data define o mês:

• Recebidos — pela data em que o dinheiro entrou.
• A receber — pelo vencimento, incluindo valores atrasados.
• Em atraso — apenas os saldos atrasados, pelo vencimento.
• Desfeitos — pela data em que o recebimento foi desfeito; a data original continua visível.
• Tudo — reúne os movimentos com essas mesmas regras de data.

Cada linha mostra a pessoa, o valor e a data. Recebimento e Recibo Receita Saúde têm situações separadas: um pagamento pode estar confirmado enquanto o recibo ainda está como Recibo em preparação ou Aguardando número oficial. O recibo também pode estar emitido, precisar de conferência, ter sido corrigido ou cancelado; seu número oficial aparece quando já existe.

O botão de alternância no topo do histórico troca a lista de movimentos por Arquivos de importações e envios: mês a mês, o arquivo preparado para o Receita Saúde, a relação de recibos importada e os recibos em PDF guardados. O ícone Baixar arquivo original entrega o documento preservado. Para obter a cópia preparada para importar no portal, use Baixar arquivo novamente na tela de emissão.

Se você já emitiu no portal um recibo que ainda está sem número no Divan, use Registrar número do recibo emitido na linha do recebimento. Isso preenche o número no registro existente e preserva o pagamento.

12. Corrija ou cancele um recibo emitido

No histórico, um recibo já emitido pode ser corrigido ou cancelado.

• Corrigir número do recibo atualiza o número registrado no Divan. O número anterior continua preservado.
• Cancelar recibo marca o recibo como cancelado no Divan, mas o recebimento permanece no histórico — o dinheiro entrou, e isso não deixa de ser verdade.

Ambas as ações ficam registradas. Você só consegue corrigir ou cancelar um recibo que já tenha sido emitido.

A correção ou o cancelamento no Receita Saúde precisa ser feito no portal. As ações do histórico atualizam o registro no Divan.

13. Deixe o fechamento vir até você

No ícone Configurações financeiras, você escolhe com que frequência quer fechar: uma vez por mês, a cada duas semanas, toda semana ou a cada sessão.

No dia escolhido, o Divan reúne tudo em uma única tarefa, com o nome do mês — Fechar setembro no Receita Saúde — mais quantas pendências existem e uma estimativa de quanto tempo levam. A tarefa aparece na sua lista como qualquer outra e se atualiza sozinha conforme você resolve os itens.

O padrão é mensal, no quinto dia útil: tempo suficiente para o mês anterior já ter sido recebido. Quem emite na hora pode escolher a cada sessão e ficar sem lembrete agendado.

14. Faça um reajuste

Uma vez por ano, ou quando fizer sentido, os valores mudam. Na aba Combinados, selecione as pessoas — ou marque todas de uma vez — e clique em Reajustar.

O aumento pode ser por porcentagem ou por valor fixo. A porcentagem arredonda para o real mais próximo, porque consultório não cobra centavo quebrado.

Antes de aplicar, a lista mostra cada pessoa com o valor de hoje e o valor novo, e cada linha pode ser editada. É onde entram as exceções: quem sobe menos, quem fica no valor antigo. Se você deixar alguém no valor atual, a linha passa a dizer "sem mudança" e essa pessoa fica de fora do reajuste.

O campo A partir de define quando o novo valor começa a valer. Você pode decidir o reajuste em dezembro e deixá-lo começando em janeiro.

Sessões e cobranças já registradas mantêm o valor anterior. O Divan guarda cada versão do combinado com sua data, então uma sessão de agosto continua valendo o preço de agosto mesmo depois do reajuste.

Quem ainda não tem combinado não entra na seleção: não há valor anterior para reajustar. Para essas pessoas, use o ícone Criar combinado na linha.

Conte como foi usar este fluxo

Depois de fechar um mês pelo Divan, gostaríamos de ouvir você:

• Ficou claro que a emissão acontece no portal, e não no Divan?
• As quatro etapas descreveram o que você realmente faz?
• Ficou claro que a emissão pode ser pausada e retomada depois?
• O painel Precisa de você mostrou o que estava travando o mês?
• Confirmar os recebimentos com tudo pré-marcado ajudou ou atrapalhou?
• A conferência antes de importar deu segurança para confirmar?
• Ficou claro o que fazer quando o valor da relação não bate?
• O ritmo de fechamento que você escolheu combina com a sua rotina?
• O reajuste em lote deu segurança para aplicar de uma vez?
• Em qual momento você sentiu falta de uma orientação?