Importar documentos existentes

Guia de uso

Este guia apresenta como trazer para o Divan registros que já existem fora da plataforma, revisar o conteúdo identificado e vinculá-lo ao histórico clínico correto.

A importação prepara o material para sua conferência. Nenhum reconhecimento automático substitui a revisão do profissional antes de incorporar o documento ao prontuário.

1. Antes de começar

Separe os documentos por paciente antes de iniciar. Isso reduz o risco de misturar registros de prontuários diferentes durante o envio.

Confira também se os arquivos:

• estão legíveis e na orientação correta;
• não possuem páginas de outro paciente;
• preservam as datas necessárias para ordenar o histórico;
• correspondem a materiais que devem fazer parte do prontuário;
• não estão protegidos por senha ou corrompidos.

O Divan aceita imagens, PDF, Word em formato .docx, Markdown e arquivos de texto. Também é possível colar um texto diretamente ou usar o celular para fotografar e enviar páginas.

2. Abra o fluxo de importação

Na Mesa de documentos, use a ação Importar documentos no topo da tela.

A plataforma primeiro confere a disponibilidade da importação no seu plano e prepara o fluxo correspondente.

3. Escolha o paciente antes do envio

A primeira etapa pergunta Para quem é este documento?.

Busque e selecione o paciente ao qual os registros pertencem. Somente depois dessa escolha o botão Continuar fica disponível.

O paciente selecionado será usado como destino dos documentos preparados nessa importação. Se os arquivos pertencerem a pessoas diferentes, faça importações separadas.

Confira o nome antes de continuar. Associar o documento ao paciente correto é uma decisão do profissional, não uma classificação automática da plataforma.

4. Escolha como enviar o material

Depois de selecionar o paciente, escolha uma das formas de importação.

Arquivo

Use Arquivo para selecionar um ou mais documentos salvos no computador. Essa opção aceita:

• imagens;
• arquivos PDF;
• documentos Word .docx;
• arquivos Markdown .md;
• arquivos de texto .txt.

Celular

Use Celular — Escanear via QR quando o material estiver em papel ou for mais fácil fotografá-lo pelo telefone. O fluxo conecta o celular à importação aberta no computador e permite retornar à tela maior para revisar o resultado.

Texto colado

Clique na área Cole um texto direto nesta área quando o conteúdo já estiver disponível para copiar. Cole ou digite o texto e use Importar para iniciar sua preparação.

Ao colar conteúdo, confira se a seleção começou e terminou nos pontos corretos e se não trouxe cabeçalhos, conversas ou informações que não pertencem ao registro.

5. Envie mais de um documento quando fizer sentido

A seleção de arquivos aceita vários documentos. Use essa possibilidade quando todos pertencerem ao mesmo paciente e puderem ser revisados dentro da mesma sequência.

Não agrupe materiais apenas para terminar mais rápido. Prefira importações menores quando:

• houver pacientes diferentes;
• os arquivos tiverem origens ou finalidades muito distintas;
• for difícil reconhecer a data de cada registro;
• o volume tornar a conferência cansativa ou insegura.

Durante a revisão, você também poderá adicionar mais documentos à importação em andamento.

6. Aguarde a preparação do conteúdo

Depois do envio, o Divan lê o material para identificar estrutura, datas e trechos principais.

Arquivos extensos ou imagens com muitas páginas podem levar mais tempo. Você pode acompanhar as etapas de preparação na própria tela.

Quando o processamento puder continuar em segundo plano, a plataforma informa que o trabalho seguirá mesmo após fechar o diálogo e avisa quando houver conteúdo pronto para revisão.

Se um arquivo terminar sem texto legível, reenvie uma versão com melhor qualidade. Não tente completar grandes trechos apenas pela memória.

7. Confira quando houver vários registros no mesmo arquivo

Um único arquivo pode reunir anotações de datas diferentes. Quando o Divan identificar essa situação, ele apresenta os blocos encontrados antes da confirmação.

Revise se cada bloco realmente corresponde a um registro separado. Observe:

• a data indicada no texto;
• o início e o fim de cada anotação;
• eventuais páginas ou parágrafos que pertençam ao mesmo encontro;
• títulos repetidos que não representam documentos distintos.

A detecção cronológica é uma proposta de organização. Ajuste a separação sempre que o material original indicar outra estrutura.

8. Revise cada documento importado

Na Revisão da importação, confira um documento por vez. A tela apresenta o conteúdo preparado e os campos de classificação.

Para cada item:

1. leia o conteúdo extraído;
2. corrija trechos ausentes, trocados ou mal reconhecidos;
3. selecione o Tipo de documento correto;
4. confirme a Data do registro;
5. verifique novamente o paciente da importação;
6. avance somente quando o documento estiver coerente com o original.

Os tipos disponíveis incluem Nota de sessão, Declaração, Contrato terapêutico, Atestado, Relatório, Laudo e Parecer.

Em materiais de avaliação, a plataforma pode pedir confirmação adicional sobre testes aplicados detectados. Confirme, substitua ou descarte cada indicação antes de concluir.

9. Pause a revisão quando precisar

Se não puder terminar naquele momento, use Pausar e sair. O Divan preserva o trabalho de revisão para que ele possa ser retomado depois.

Pausar não significa concluir a importação. Os documentos ainda precisam ser revisados e confirmados antes de integrar definitivamente o histórico clínico.

Ao retornar à importação, confira onde parou e se ainda existem itens pendentes ou arquivos com falha.

10. Finalize e confira na Mesa

Use Confirmar importação para avançar entre os documentos e Finalizar importação no último item.

Depois da conclusão:

1. volte à pasta do paciente na Mesa de documentos;
2. confira se todos os registros esperados aparecem;
3. verifique tipo, título e data;
4. abra alguns documentos para conferir o conteúdo final;
5. aguarde a preparação da busca quando a Mesa indicar documentos ainda não indexados.

Um documento pode aparecer na Mesa antes de estar disponível para buscas por conteúdo. Esse intervalo não significa que o registro foi perdido.

11. Preserve a segurança do prontuário

Alguns cuidados devem acompanhar toda importação:

1. trabalhe com um paciente por vez;
2. evite arquivos compartilhados ou pastas sem organização;
3. não importe conteúdo que não tenha finalidade clínica ou documental;
4. revise o texto comparando com a fonte original;
5. confirme datas e classificações manualmente;
6. remova cópias temporárias do dispositivo quando elas não precisarem mais permanecer ali;
7. não considere uma importação concluída apenas porque o processamento terminou.

O valor da importação está em transformar registros dispersos em um histórico confiável, não apenas em transferir arquivos para a plataforma.

Conte como foi usar este fluxo

Depois de importar alguns documentos, gostaríamos de ouvir você:

• Ficou claro que o paciente deve ser escolhido antes do envio?
• As diferenças entre Arquivo, Celular e Texto colado fizeram sentido?
• Foi simples acompanhar a preparação do conteúdo?
• A separação de registros por data ficou compreensível?
• A etapa de revisão deixou claro o que precisava ser confirmado?
• Foi fácil pausar e retomar uma importação?
• Em qual momento você sentiu falta de uma orientação?